Dne 20. 5. 2023 je začel veljati Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 50/23; v nadaljevanju: “ZEPDSV-A”), ki prinaša nekaj pomembnih sprememb na tem področju. ZEPDSV-A se začne uporabljati 6 mesecev po njeni uveljavitvi, tj. 20. 11. 2023, do takrat pa imate čas, da svoje poslovanje uskladite z njegovimi zahtevami. Seveda pa je priporočljivo, da to storite čim prej 🙂
Pa pojdimo kar po vrsti.
Definicije
ZEPDSV-A prinaša jasnejšo definicijo termina “delavec”, in sicer opredeljuje, da se kot delavec šteje oseba, ki dela za delodajalca ne opravlja na podlagi pogodbe o zaposlitvi, temveč na drugi pravni podlagi, opravlja samostojno poklicno, kmetijsko ali drugo dejavnost, če ga opravlja osebno in je vključena v delovni proces delodajalca ali pretežno uporablja sredstva za opravljanje dela, ki so del delovnega procesa delodajalca.
Navedeno bo v praksi pomenilo, da boste morali v ustreznih evidencah voditi tudi posameznika, ki delo opravlja osebno na podlagi podjemne pogodbe in dnevno prihaja v prostore delodajalca, ne pa v primeru, če delo opravlja podjemnikov podizvajalec s svojimi sredstvi od doma. Posledično je bil dopolnjena tudi definicija termina “delodajalec”, in sicer se kot delodajalca šteje tudi oseba, ki zaposluje delavca oziroma osebo, ki opravlja delo.
Posredovanje podatkov Zavodu za zdravstveno zavarovanje Slovenije
Doslej je veljalo, da je delodajalec podatke o zaposlenih delavcih posredoval Zavodu za zdravstveno zavarovanje Slovenije (v nadaljevanju: “ZZZS”) v osmih dnevih od sklenitve pogodbe. V skladu z novo ureditvijo mora delodajalec te podatke posredovati ZZZS z dnem nastopa dele po pogodbi o zaposlitvi, najpozneje pa pred pričetkom opravljanja dela. Če na ta dan delavec iz opravičljivih razlogov ne začne z delom, delodajalec podatke posreduje najkasneje tistega dne, ki je kot dan nastopa dela dogovorjen v pogodbi o zaposlitvi.
Evidenca o izrabi delovnega časa
Nabor podatkov
Najpomembnejše novosti pa ZEPDSV-A prinaša pri evidenci o izrabi delovnega časa. Na prvem mestu ZEPDSV-A razširja nabor podatkov, ki jih evidenca o izrabi delovnega časa vsebuje. Poleg dosedanjih podatkov vsebovati tudi denimo čas prihoda na delo in odhoda z dela, podatke o opravljenih urah v posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (npr. nočno, nedeljsko, izmensko … delo), itd. Tako razširjeni nabor podatkov bo po mnenju predlagatelja novele omogočil Inšpektoratu RS za delo bistveno lažje opravljanje inšpekcijskih nadzorov in lažje nadziranje delovnega časa, odmorov, počitkov, ustreznega vodenja dela v manj ugodnem delovnem času …
Posredovanje podatkov delavcu in hramba evidence
Novela določa tudi obveznost delodajalca, da delavca najkasneje do konca plačilnega dne pisno obvesti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec. Če torej delodajalec delavcem plačo za pretekli mesec izplača 10. dne v mesecu, jim mora do konca tega dne predložiti tudi podatke iz evidence o izrabi delovnega časa). Dodatno lahko delavec od delodajalca enkrat tedensko zahteva, da ga pisno seznani o podatkih iz te evidence. Če delodajalec delavcem omogoča neposreden elektronski dostop do evidence o izrabi delovnega časa, se šteje, da je izpolnil zgoraj naštete obveznosti obveščanja. Mora pa delavcu omogočiti, da neposredno dostopa do elektronske evidence brez prisotnosti delodajalca.
Po novem mora delodajalec evidenco o izrabi delovnega časa in dokumentacijo, na podlagi katere se vanjo vpisujejo podatki, hraniti na svojem sedežu oziroma na kraju opravljanja dela delavca. To pomeni, da hramba tovrstne evidence na drugi lokaciji, npr. v računovodskem servisu, ni več dovoljena.
Obvezno vodenje elektronske evidence v določenih primerih
Nadalje ZEPDSV-A delodajalcu v dveh primerih nalaga tudi obvezno vodenje elektronske evidence o izrabi delovnega časa, in sicer, če je bila delodajalcu:
- pravnomočno izrečena globa na podlagi prvega, drugega ali tretjega odstavka 217.a člena Zakona o delovnih razmerjih (v nadaljevanju: “ZDR-1”) za določene prekrške, ki se nanašajo na delovni čas (npr. če delodajalec v nasprotju s pravili ZDR-1 naloži delavcu, ki dela krajši delovni čas, delo preko dogovorjenega delovnega časa, če določi polni delovni čas v nasprotju s pravili ZDR-1 …); ali
- pravnomočno izrečena globa na podlagi prvega do petega odstavka 23. člena Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (tj. prekrški, ki se nanašajo na vodenje evidenc).
V teh primerih mora delodajalec začeti voditi elektronsko evidenco o izrabi delovnega časa v roku treh mesecev od pravnomočnosti odločbe, na ta način pa jo mora voditi dve leti. Se pa Zakonodajno-pravna služba Državnega zbora RS v zvezi s tem sprašuje o logičnosti te ureditve, saj se pretirano izpostavlja namen sankcioniranja, manj pa se poudarja dejstvo, da gre za sodoben način vodenja evidenc, ki se po vzpostavitvi in preteku dveh let, lahko tudi ohrani.
Predlog delavcev za vzpostavitev elektronske evidence
Poleg tega ZEPDSV-A omogoča sindikatu pri delodajalcu oziroma svetu delavcev ali delavskemu zaupniku, da delodajalcu poda pisni predlog za uvedbo elektronskega načina vodenja evidence o izrabi delovnega časa.
Delodajalec mora predlog obvezno obravnavati in se do njega opredeliti v 30 dneh od prejema. Vendar to ne pomeni, da mora dejansko uvesti elektronski način vodenja evidence. Predlog lahko zavrne, mora pa svojo odločitev pisno utemeljiti in o tem obvestiti tudi inšpektorat, pristojen za delo. Sindikat, svet delavcev ali delavski zaupnik lahko nov predlog poda šele po preteku enega leta od pisne utemeljitve zavrnitve predloga. Če delodajalec predlogu ugodi, mora začeti voditi elektronsko evidenco v roku treh mesecev od poteka 30 dni od prejema predloga.
Za konec …
Kot zadnje pa je zakonodajalec s sprejemom ZEPDSV-A prevetril tudi kazenske določbe, in sicer je na novo določil globe na tem področju (ki v najhujših primerih lahko znaša tudi 20.000 EUR) in prekrške.
Če ste v dvomih kako morate uskladiti svoje poslovanje, da boste skladni z novimi zahtevami, ki jih na področje vodenja evidenc iz dela in socialne varnosti prinaša ZEPDSV-A, sem vam z veseljem na voljo, da vam pri tem pomagam – kontakt.
Naj vaš pravni problem postane moja skrb.
Vir fotografije: https://fee.org/articles/punch-clock-rules-will-make-it-harder-to-parent/